LA NORMA D-1001:
SISTEMI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE
QUANDO LA QUALITA’ SPOSA IL CONTROLLO DI GESTIONE
Perché la D-1001
Soprattutto in questo momento di generale incertezza e di sempre maggior globalizzazione del mercato, infatti, è fondamentale per le organizzazioni di tutte le dimensioni poter disporre di informazioni oggettive e tempestive in merito alle loro performance economiche, finanziarie e patrimoniali per valutare l’economicità e la correttezza strategica delle decisioni: il controllo di gestione è uno strumento in grado di fornire alla Direzione le suddette informazioni.
Attraverso un Sistema di Pianificazione e Controllo D-1001 è possibile far si che tutte le componenti e i processi dell’Organizzazione siano costantemente monitorati e indirizzati verso una direzione comune, coinvolgendo anche le altri parti interessate (istituti di credito, fornitori, clienti, ecc.) allo scopo di riuscire a raggiungere gli obiettivi aziendali.
La D-1001 è una Norma certificabile su base volontaria concepita in forma coerente e complementare con la UNI EN ISO 9001 anche se può trovare applicazione indipendentemente dall’esistenza nell’organizzazione di un Sistema di Gestione della Qualità ISO 9001. Tuttavia, pur avendo le due norme scopi differente, esse presentano strutture simili al fine di facilitarne l’utilizzazione come coppia coerente.
La D-1001 presenta sia vantaggi di tipo gestionale, quindi interni, sia vantaggi verso l’esterno.
Fra quelli interni i principali sono sicuramente:
il miglioramento delle prestazioni e la programmazione di un sistema di obiettivi e di incentivi;
- un più efficace governo dei processi;
- la possibilità di disporre e diffondere informazioni oggettive e tempestive come strumento di supporto alle decisioni strategiche e operative;
- la possibilità di disporre di una presentazione organica del governo della struttura economica e finanziaria dell’organizzazione;
- la possibilità di disporre di una presentazione di informazioni e documenti atti a dimostrare l’affidabilità dell’organizzazione in caso di nuove partnership.
- ottemperare alle richieste di reportistica e informazione degli istituti di credito come previsto dalla normativa di Basilea 2;
- fornire in qualunque momento evidenza della capacità di pianificare, programmare e gestire i processi e le situazioni aziendali;
- dare ai fornitori la garanzia di essere in grado di ottemperare nel tempo agli obblighi nei loro confronti;
- dare ai clienti la garanzia di essere in grado di mantenere nel tempo gli impegni presi;
- il rafforzamento complessivo del rapporto con le parti interessate attraverso una maggiore trasparenza, possibilità di confronto, capacità di fornire risposte tempestive alle richieste e capacità di adeguamento alle variazioni del mercato.
Devono essere individuate le figure di riferimento aziendali che avranno il compito di portare avanti, far conoscere alle altre figure coinvolte e gestire tutte le attività coinvolte nel sistema di Pianificazione e Controllo. Il personale che esegue attività che hanno influenza sul Sistema di Pianificazione e Controllo deve essere competente.
L’obiettivo della Formazione è quello di dotare il personale di conoscenze e abilità necessarie per il corretto funzionamento del sistema di Pianificazione e Controllo.
Il Sistema una volta pianificato e definito deve essere messo in pratica e la effettiva funzionalità dei sui elementi costitutivi al raggiungimento degli obiettivi prefissati deve essere validata: sono quindi previsti momenti di riesame sia dei dati della gestione (ad es. dati di pianificazione, di rendicontazione, dati statici di vendita e dei processi produttivi, ecc.), sia dell’intero Sistema di Pianificazione e Controllo. In pratica, attraverso il Riesame dei dati di gestione è possibile valutare periodicamente, con frequenza prestabilita, i risultati della gestione aziendale e verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati dal budget in sede di programmazione, mentre attraverso il riesame del Sistema è possibile verificare l’intera organizzazione e valutare il grado di efficienza del Sistema stesso.
Come arrivare alla certificazione del Sistema di Pianificazione e Controllo D-1001
Il percorso per arrivare alla certificazione è molto simile a quello necessario per gli altri standard riconosciuti e prevede una serie di step:-
Pre-audit: consiste in una verifica preliminare facoltativa avente lo scopo di individuare il grado di preparazione dell’organizzazione in relazione ai requisiti della norma e identificare quelle situazioni che potrebbero compromettere il buon esito dell’Audit di Certificazione.
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Verifica di Certificazione: ha lo scopo di verificare la conformità del Sistema di Pianificazione e Controllo dell’organizzazione ai requisiti della norma e consiste in una verifica presso la sede dell’organizzazione, durante la quale vengono effettuate sia la valutazione documentale che la valutazione delle registrazioni, degli uffici, dei dipartimenti, ecc. Nel caso di esito positivo dell’Audit, l’Organizzazione viene proposta per il rilascio della Certificazione, che comunque potrà essere rilasciata dopo la presa in carico da parte dell’Organizzazione delle eventuali non conformità rilevate;
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Rilascio e Mantenimento della certificazione: la certificazione viene rilasciata a seguito del parere positivo del comitato di delibera. L’organizzazione certificata viene iscritta in un registro gestito dall’Ente. Successivamente alla certificazione, al fine di accertare il continuo rispetto di quanto stabilito dalla norma di riferimento, viene periodicamente effettuato un Audit di sorveglianza, eseguito con le stesse modalità dell’audit iniziale.
Conclusioni
Per concludere possiamo affermare che attraverso l’implementazione, il mantenimento ed il miglioramento nel tempo di un Sistema di Pianificazione e Controllo, è possibile dotare l’Azienda di un potente strumento di governo delle variabili aziendali che le consenta non soltanto di mantenere ma anche di incrementare la propria competitività.
Riferimenti:
